DIAS FIN-ERP

Aankoopfacturen


Een kleine stap, een groot resultaat...

Voor heel wat bedrijven is het digitaal archiveren van facturen een eerste stap in het proces van een compleet document management systeem.

Facturen vertegenwoordigen vaak een grote stapel papier die bovendien voor een periode van minimum 7 jaar moet bewaard worden.

Bij digitale archivering worden de facturen bij ontvangst gescand en vervolgens digitaal gedistribueerd naar alle betrokkenen. Zo zult u niet alleen heel wat tijd besparen, u beperkt ook het risico dat documenten tijdens het goedkeuringsproces verloren geraken.

Integratie met uw boekhouding

U kiest zelf hoever u wil gaan in de integratie met uw boekhoudsoftware. Enkele voorbeelden:

  • Consultatie van de gescande documenten in uw boekhouding
  • Digitale archivering van documenten aangemaakt in uw boekhoudpakket: verkoopfacturen, verkooporders, leveringsbonnen, etc.
  • Gebruik maken van herkenningstechnieken om informatie van de gescande facturen automatisch te capteren.
  • Consultatie van financiële informatie door vertegenwoordigers (omzetcijfers, aankopen, openstaande facturen, etc.)

Wetgeving

Dankzij de inspanningen van o.a. staatssecretaris van administratieve vereenvoudiging Vincent Van Quickenborne werd eind 2005 de wetgeving aangepast en is het digitaal bewaren van gescande facturen ook toegelaten. Volgens berekening zou dit voor de bedrijven een besparing opleveren van 0,78 euro per factuur.

Wetboek van de Belasting Artikel 60, § 3

"De facturen die elektronisch werden ontvangen worden in hun oorspronkelijke vorm bewaard, met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen. Onder het elektronisch bewaren van een factuur wordt verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie.

De facturen die in papieren vorm werden ontvangen worden ofwel in hun oorspronkelijke vorm ofwel digitaal bewaard. In geval van digitale bewaring moeten de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen. "