DIAS FIN-ERP

Elektronische facturatie


Wetgeving

Vanaf 1 januari 2013 worden papieren en elektronische facturen gelijk behandeld. Dat betekent dat vanaf 01/01/2013 factuurgegevens zowel op papier als via elektronische weg mogen worden verstuurd en ontvangen.

Dit principe staat beschreven in de Europese richtlijn die de factureringsregels bepaalt. De Belgische BTW administratie heeft dit principe ook in de Belgische regelgeving opgenomen.

Richtlijn 2010/45/EU van de Raad van 13/07/2010 tot wijziging van Richtlijn 2006/112/EG

Zowel de papieren facturen als elektronische facturen moeten aan enkele voorwaarden voldoen:

  • Authenticiteit van herkomst
    - Identiteit van leverancier moet gewaarborgd zijn.
    - Verband tussen factuur, geleverde diensten/ goederen, betaling.
  • Integriteit van de inhoud
    - Factuur stemt overeen met de geleverde prestatie.
    - Gearchiveerde document komt overeen met het verzonden of ontvangen document.
  • Leesbaarheid
    - In een leesbaar formaat zowel op papier als digitaal.
    - Leesbare document stemt overeen met het verstuurde of ontvangen origineel.

Wat is een elektronische factuur?

In de wetgeving wordt een elektronische factuur als volgt omschreven:

Een factuur die elektronisch wordt verzonden en digitaal wordt ontvangen.

Dus in principe elke factuur die voldoet aan de voorwaarden en via een elektronisch medium wordt verzonden of ontvangen wordt beschouwd als een rechtsgeldige digitale factuur.

Mogelijkheden om elektronisch te factureren

  • PDF via email = ½ elektronische facturatie
    - Voordeel enkel aan de kant van de verzender : Geen verzendkosten, etc.
    - Weinig of geen voordeel aan de kant van de ontvanger : Extra afdruk kosten, handeling kosten, ...

    Elektronische facturatie1

  • e-fff via email = volledige elektronische facturatie
    - PDF & XML samen verzenden per email
    - Voordeel voor de verzender : Geen verzendkosten, automatisch vanuit de boekhoudapplicatie gegenereerd, extra service aan de klant.
    - Voordeel voor de ontvanger : Automatische inboeking en controle waardoor er minder manuele handelingen en geen extra afdrukkosten zijn.

    Elektronische facturatie2

Wat is e-fff?

E-fff is een XML standaard ontstaan uit initiatief van de Belgische IT en de overheid op basis van UBL 2.0.

De XML bevat alle gegevens die ook op een papieren factuur staan:

  • Het PDF-bestand in binaire vorm
  • De factuurgegevens : Docnr, Referentie, Datum, ...
  • Uw eigen gegevens : Adres + BTW-nr
  • Klant gegevens: Adres + BTW-nr
  • Betalingsinfo : Vervaldatum, Gestructureerde Mededeling, Bankrekening, ...
  • BTW uitsplitsing
  • Alle detaillijnen
    - Artikel : EAN nummer, Eigen artikel nr., Artikel nr. van de klant
    - Tekst
    - Prijs, Hoeveelheid, Korting
    - Verkooporder referentie
    - Leveringsbon referentie